La rapida trasformazione cui stiamo assistendo negli ambienti di lavoro e, in generale, di collaborazione, ha tutte le caratteristiche di una vera e propria rivoluzione. I dipendenti delle aziende, che durante le riunioni erano abituati alle presentazioni con lavagne e ad una condivisione preventiva dei contenuti, si trovano oggi immersi in un mondo in cui la tecnologia la fa da padrone ma allo stesso tempo può spaventare, poiché implica un cambiamento a cui non tutti sono preparati o perché comporta un livello di conoscenza non accessibile a tutti. Pensiamo in particolare a chi non è più giovanissimo…
Chi però non si lascia intimidire da tutta questa tecnologia può valutare delle soluzioni in grado di rendere questo nuovo approccio indolore. Nelle organizzazioni orientate allo smart working e alle iniziative di mobility basate su progetti condivisi, la collaborazione interna fra il personale e quella esterna fra azienda e azienda (remote collaboration) è infatti diventata un tema caldo, soprattutto negli ultimi tempi. L’avvento della pandemia ha incrementato notevolmente i processi di un lavoro sempre più smart, per il quale è diventato essenziale il requisito legato ad ambienti flessibili e remoti. I professionisti sono sempre più inclini alla collaborazione smart e si aspettano di estendere il proprio stile di vita digitale anche alle tecnologie professionali. Una corretta strategia di approccio al lavoro con strumenti di collaborazione dinamici aiuta ad aumentare la produttività e ad ispirare innovazioni.
La remote collaboration, in particolare, rappresenta una modalità di lavoro sempre più diffusa nei contesti in cui è necessario avere accesso immediato a servizi ed informazioni, da qualunque parte del mondo e con ogni mezzo di comunicazione o dispositivo.
L' ABC della remote collaboration
La collaborazione da remoto possiamo definirla come una soluzione pratica per eliminare la distanza geografica fra i membri di un team aziendale e anche, di riflesso, un modo per migliorare lo spirito di squadra.
Contribuisce infatti a creare un ambiente di lavoro non solo innovativo ma anche più sereno fra gli appartenenti al team stesso, soprattutto da quando lo smart working è diventato una necessità.
Le aziende utilizzano sempre più spesso le soluzioni di remote collaboration per espandere le proprie attività: pensiamo, ad esempio, alle varie filiali di un’azienda sparse per il mondo.
In aggiunta, questa metodologia di lavoro permette anche di ampliare la gamma di professionisti e di collaboratori che gravitano attorno all’azienda stessa, per poterli raggiungere in modo molto più facile, rapido ed economico.
Tale approccio permette anche una interazione con i propri clienti, in particolare in questo periodo in cui le visite non sono consentite, o sono consentite con molte limitazioni nella circolazione per gli spostamenti interregionali o da comune a comune.
La collaborazione da remoto è resa possibile grazie a specifici hardware, insieme a software dedicati.
Per quanto riguarda l’hardware, possiamo partire da un comunissimo tablet per arrivare a monitor di dimensioni molto maggiori, quelli che si definiscono LFD (Large Format Display), fino a 98” di diagonale. Fra questi, i monitor interattivi multimediali (IFP), possono espandere le proprie modalità operative grazie all’integrazione di Mini PC OPS (Open Pluggable Specification).
Un esempio di monitor interattivi multimediali è rappresentato dagli HELGI Serie C, che offrono 20 tocchi contemporanei e integrano le licenze software Note, Capture e Screen Share Pro.
Questi Mini PC (di formato proprietario) vengono inseriti in uno slot dedicato che si trova in genere dietro o di fianco al display. Ciò permette di trasformare il nostro monitor professionale in un computer fatto e finito, pronto all’uso, senza la necessità di dover configurare le uscite video, la connessione Internet e le funzionalità touch.
Per quanto riguarda invece gli applicativi software dedicati, sono già previste delle funzionalità di remote collaboration in Microsoft Teams, ad esempio, che permettono di lavorare su una lavagna condivisa, oppure esistono dei software più specifici come SMART TeamWorks.
Le potenzialità di SMART TeamWorks
Il software SMART TeamWorks è una soluzione di collaborazione visiva end-to-end progettata per sfruttare la potenza dei display interattivi per una collaborazione rapida, flessibile e senza limiti.
SMART TeamWorks consente di lavorare su una lavagna condivisa mediante degli strumenti interattivi e professionali, con la possibilità inoltre di collegarsi con i propri dispositivi mobili (tablet, smartphone ecc.) oppure col proprio PC portatile: tutto in un’unica soluzione per espandere il lavoro in presenza durante un meeting e/o da remoto.
TeamWorks, inoltre, permette l’integrazione di Microsoft Exchange, delle soluzioni di conferenza, la condivisione dello schermo wireless (fino a 8 dispositivi) e di lanciare le varie applicazioni. Ospita una sessione di lavagna collaborativa nella quale possiamo inserire e condividere contenuti dinamici (file pdf, video, foto, pagine web, ecc.) in collaborazione con i partecipanti alla riunione.
La Connected Edition consente ai partecipanti sulla stessa rete, nella sala riunioni o in ufficio, di aggiungere note e contenuti dinamici alla lavagna connessa da qualsiasi dispositivo iOS, Android o Windows. Infine, SMART TeamWorks è compatibile con Windows 10, pertanto può funzionare con qualsiasi display interattivo che abbia installato questo sistema operativo nel Mini PC OPS integrato o sul proprio PC esterno.
BYOD e wireless presentation
BYOD sta per Bring Your Own Device, che in italiano significa “porta il tuo dispositivo”. Sotto questo termine vengono raggruppati molti altri approcci simili, che ampliano il concetto di condivisione delle tecnologie tra la sfera personale e l’ambito pubblico-lavorativo. Con una politica di BYOD, un’azienda può permettere ai dipendenti di svolgere il lavoro sui propri computer e smartphone, in ufficio e al di fuori di esso. Le policy di BYOD sono state sviluppate con il chiaro obiettivo di aumentare la produttività dei dipendenti e migliorarne le condizioni di lavoro, partendo dall’idea che un lavoratore si sente più a suo agio utilizzando il proprio computer o i dispositivi che conosce meglio e usa tutti i giorni. Inoltre, l’applicazione del BYOD flessibilizza l’orario lavorativo. È chiaro che questo tipo di approccio va a braccetto con la collaboration, anzi ne rappresenta un aspetto fondamentale. Il collaboratore potrà recarsi in azienda col proprio dispositivo personale e proiettare, ad esempio, i suoi contenuti multimediali direttamente su un monitor aziendale, in modo che il contenuto sia condiviso.
La proiezione avviene sempre più spesso senza fili, e qui entriamo nell’argomento molto attuale della wireless presentation. La presentazione wireless è probabilmente la tendenza più in voga oggi nelle sale riunioni poiché ogni presentatore, relatore o responsabile delle strutture IT desidera svincolarsi dal groviglio di cavi che rende tutto il setup più complesso e disordinato. In tal caso, i vantaggi del BYOD wireless sono piuttosto evidenti: scomparsa dell’ingombro dei cavi, risparmio di tempo all’inizio delle presentazioni e meno preoccupazioni per cavi danneggiati o mancanti. Ma man mano che diventano disponibili un gran numero di dispositivi, scegliere quello giusto per la propria sala riunioni, o spazio di collaborazione, diventa essenziale. La forma più semplice di connettività di presentazione wireless che si può adottare è un dispositivo che crea una semplice connessione, appunto senza fili, tra il display e la sorgente, che di solito è un laptop, ma può essere anche uno smartphone. Questo è esattamente il compito svolto da Pulse Box.
La sicurezza, un problema da non trascurare
Il problema maggiore che nasce dall’utilizzo dei propri dispositivi per la collaborazione in azienda risiede nella sicurezza dei dati. Per le aziende, infatti, le politiche di sicurezza e le restrizioni di accesso possono richiedere una soluzione sincronizzata con l’infrastruttura di rete esistente. Per questo è importante considerare i criteri di accesso e i privilegi che i relatori ospiti devono rispettare, anche per accedere ad Internet. Tenendo conto dei vincoli che possono essere in atto sulla rete, è importante scegliere la soluzione giusta per la propria organizzazione.
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